José Pires Alvim Neto* - Edição Nº. 31 - Agosto/10

Uma das mais difíceis tarefas gerenciais de um escritório de projetos consiste na apuração do tempo gasto para execução de cada atividade do processo produtivo. A principal dúvida está no que e como medir.

Devo aprofundar ou simplificar? Essa é a questão com que muitos empresários se deparam no seu dia-a-dia. Isso porque, quando se pensa nesse tipo de atividade, não se pode deixar de lado alguns atributos que interferem nessa medição.

A figura abaixo apresenta cinco desses principais atributos: cliente, projeto, fase, tarefa e desenho.

Quanto maior for o número de características a serem apropriadas, maior será a complexidade e menor será a exatidão das informações geradas.

A experiência mostra que, inicialmente, o melhor caminho a seguir é adotar um processo simples, com o menor número de características possível, ou seja: procure estabelecer um procedimento que seja prático, fácil de ser entendido e executado por sua equipe de trabalho.

Além disso, não tenha pressa! É melhor estabelecer um processo sólido que gere um conjunto de informações passíveis de fácil entendimento por sua equipe, como um todo. Com o passar do tempo, você pode adotar a estratégia de agregar novos atributos ao processo de medição de forma a chegar, paulatinamente, em um processo mais completo e seguro.

Por outro lado, não deixe de considerar/avaliar os softwares desenvolvidos especificamente para automatizar esse trabalho de apropriação de tempo.

Como produtor desse tipo de software, encontro-me diariamente com o desafio de aprimorar nossa ferramenta, de forma a permitir uma apropriação mais completa e exata, eliminando (sem acrescentar trabalho adicional aos seus colaboradores) a difícil tarefa de ligar e desligar cronômetros a cada atividade executada.

Assim, desenvolvemos o Sistema Navis, que possui uma exclusiva ferramenta de apontamento (ponto eletrônico) e apropriação dos trabalhos executados por seus colaboradores de forma automática, independentemente do software que ele utiliza no seu dia-a-dia. A figura abaixo apresenta um exemplo de funcionamento do software.

A automatização proposta pelo Navis passa pela inevitável e recomendável organização da nomenclatura dos arquivos de projeto, adicionando a esses nomes códigos (que chamamos de rótulos) que representem o trabalho a ser medido.

Assim, com esse recurso, basta o profissional abrir o arquivo para que o Navis passe a contar/apropriar o tempo e custo do trabalho automaticamente, parando esse cronômetro quando outro arquivo de outro projeto for aberto ou, simplesmente, quando o mesmo for fechado.

Esse mecanismo é simples, porém bem eficiente e, felizmente, vem sendo adotado por diversos escritórios, tais como: GTP (dos engenheiros Marcelo Rozemberg e Laginha), Pasqua e Graziano, Cláudio Puga, Virgilio Ramos, Grifa Engenharia, Steng (São José do Rio Preto) e centenas de outros escritórios que desenvolvem projetos de Estruturas, Arquitetura, Interiores, Paisagismo e Instalações.

Uma vez estabelecido e implantado o processo de medição, basta acompanhar e estabelecer medidas e metas de desempenho buscando o tão e sempre almejado crescimento de produtividade e eficiência, além da construção de um rico e único conjunto de informações gerenciais.

* José Pires Alvim Neto é administrador de empresas e pósgraduado em Qualidade no Desenvolvimento de Software. É sócio e diretor técnico da Ação Sistemas (que desenvolve e comercializa o Sistema Navis, Software de Gestão especializado em escritórios de Projetos). Possui mais de 26 anos de experiência com desenvolvimento e comercialização de sistemas para o mercado da construção civil