Eng. José Pires Alvim Neto* - Edição Nº. 29 - Agosto/09

A gestão do tempo das equipes envolvidas no processo produtivo de escritórios de projetos deve ser, sem dúvida, uma prioridade para a conquista de melhores resultados.

Em um escritório de projetos, o custo da mão-de-obra representa o principal item em relação ao custo total do negócio e, portanto, deve ser gerido de forma bastante criteriosa e cuidadosa.

Muitos escritórios já adotam a contratação de profissionais pelo modelo de pagamento por horas trabalhadas, ou seja: paga-se apenas pelo que o profissional realmente produz. Outro modelo de contratação consiste no pagamento mensal de salários fixos, conforme o cargo/função de cada colaborador.

Independentemente da forma de contratação, medir o tempo dedicado para cada projeto é tarefa fundamental tanto para o estabelecimento de indicadores de produtividade por tipo de projeto, quanto para a avaliação do nível produtivo de sua equipe.

Por outro lado, alguns escritórios já adotam de forma rotineira, processos (mesmo que manuais) para medir o tempo gasto por cada profissional em cada projeto.

A pergunta que podemos fazer é: como podemos melhorar esse processo?

A resposta certamente passa pela mudança de alguns paradigmas e pelo estabelecimento de processos complementares, envolvendo, cada vez mais, os próprios colaboradores.

Apontamento (ponto eletrônico) x apropriação

A figura abaixo apresenta uma nova visão sobre como melhorar a acuracidade das informações:

Cruzar o livro de ponto (apontamentos) com os tempos dedicados a elaboração de projetos (apropriações) permite a reflexão/anotação de horas produtivas e improdutivas, ou seja: avaliar o tempo que não foi apropriado a um projeto (no exemplo, representado pelos intervalos de tempo que, somados, representam um saldo de 2 horas e 45 minutos), alocando a um projeto (completando a apropriação) ou a empresa (trabalhos internos), representando mais um item de custos indiretos que não podem ser desconsiderados.

Alguns cuidados devem ser observados ao se adotar um processo como esse:

1. Envolvimento da equipe.

Empresas que adotam o pagamento de horas trabalhadas por projeto (apropriadas), já contam com o envolvimento completo da equipe no processo de apontamento e apropriação, visto que é de interesse dos próprios colaboradores a apuração dos tempos gastos, uma vez que esse item representa o famoso “din din” do final do mês. Já as empresas que adotam o pagamento mensal, devem estabelecer esse tipo de controle para estabelecer o cálculo de banco de horas ou políticas de incentivo ao aumento de produtividade.

De qualquer forma, em ambos os casos, é necessário observar que não se pode desconsiderar os tempos improdutivos ou adotar medidas de “coerção” de colaboradores porque esse tipo de iniciativa, certamente, pode gerar expressivas distorções nos resultados. Ou seja: incentivem seus colaboradores a indicar correta e honestamente o que ocorreu, atribuindo os tempos improdutivos à empresa pois, mais tarde, eles podem ser somados a outros custos indiretos e, oportunamente, rateados a cada projeto de acordo com critérios de cada escritório.

2. Quanto mais automático, melhor!

Automatizar os processos de apontamento e apropriação não é impossível, uma vez que a esmagadora maioria das atividades é executada com auxílio de um computador e já existe software que permite a realização desse tipo de monitoramento. Isso não quer dizer que a máquina pode resolver tudo sozinha, pois não há sistema que funcione de forma adequada se não houver por parte dos usuários um mínimo de disciplina. De qualquer forma, cada escritório deve estabelecer a forma mais adequada de automatizar o processo de monitoramento e apuração de tempos.

3. Memória recente e equipe.

Avaliar os saldos entre apontamentos e apropriações em longos espaços de tempo (por exemplo, no fechamento mensal) não é uma prática recomendada pois a tendência de o usuário “chutar” as apropriações é muito grande, já que é muito difícil lembrar o que você fez em determinado horário há 30 dias. Assim, a recomendação é: estabeleça uma rotina diária onde todos os profissionais devem realizar esse trabalho no final de cada dia de trabalho. Com isso, a informação certamente será mais precisa e o banco estará sempre atualizado.

Outra atitude que pode ser adotada é o estabelecimento de equipes, envolvendo coordenadores no processo de acompanhamento e orientação dos saldos de seu time de trabalho.

4. Avaliações periódicas.

Não basta apenas capturar os dados! Avaliá-los periodicamente e estabelecer/ rever metas devem ser práticas rotineiras para os gestores de escritórios de projetos. Essas análises podem ser realizadas considerando-se diversos focos, entre eles: tempo gasto por projeto, cliente, forma de apuração (manual ou automática), origem dos dados, produtividade, entre outros.

Todo esse esforço certamente será recompensado com inevitável aumento de produtividade, com estabelecimento de índices de produtividade que poderão orientar precificação de novos negócios e o tão procurado aumento de rentabilidade que todo empresário almeja.

* José Pires Alvim Neto é administrador de empresas e pós-graduado em Qualidade no Desenvolvimento de Software. É sócio/diretor técnico da Ação Sistemas e possui mais de 24 anos de experiência com desenvolvimento e comercialização de sistemas para o mercado da construção civil.