José Pires Alvim Neto - Edição Nº. 30 - Fevereiro/10

Durante décadas o mercado da construção “andou feito caranguejo”, de lado e até para trás em alguns anos. Esse cenário finalmente ficou no passado visto que, finalmente, viveremos tempos recheados de oportunidades e desafios. Mesmo os mais céticos analistas econômicos não duvidam de que a construção civil terá um crescimento real nos próximos anos pois eventos como a Copa de 2014, as Olimpíadas e o Pré-Sal, somados a uma economia estável, juros baixos e farta oferta de recursos para o financiamento de imóveis trarão à construção civil o fermento suficiente para sustentar esse cenário.

Essa é, sem dúvida, uma grande notícia para as empresas de projetos. Porém não se pode apenas esperar pela contratação e realização dos trabalhos que certamente surgirão. Oportunidades normalmente vêm junto com uma série de desafios que devem ser encarados pelos empresários e projetistas:

1. Marketing e Vendas

1.1. Processo de vendas. Diferente de todos os outros segmentos econômicos, nas empresas de projetos, a tarefa de vender e conquistar novos clientes está, invariavelmente, delegada ao titular do escritório, aos donos dessas empresas que, além de se dedicarem a essa tarefa, acabam dedicando tempo para a gestão de outros processos igualmente vitais para o negócio. Ou seja: esse acaba sendo um gargalo, pois não se pode cuidar de tudo ao mesmo tempo. Para crescer é preciso conquistar novos clientes e, portanto, delegar essa tarefa para profissionais especializados e treinados para executá-la de forma focada pode se tornar um importante diferencial de seu negócio. A gestão dessa equipe/processo é simples: basta acompanhar periodicamente as propostas realizadas versus aquelas fechadas.

1.2. Banco de dados e relacionamento contínuo. Gerenciar um banco de dados envolvendo clientes, contatos, projetos e fornecedores parece ser uma tarefa simples, mas requer muita disciplina e foco. Mais difícil ainda é utilizar e usufruir de forma contínua dessas informações. Para exemplificar, basta citar uma simples tarefa que poucos escritórios conseguem executar: cadastrar aniversários e enviar mensagens de felicitações certamente representam uma oportunidade especial de se fazer lembrar.

1.3. Internet e redes sociais. Apresentar sua empresa através de um site na internet não é uma novidade. O desafio, nesse segmento, é fazer seu site ser facilmente encontrado e localizado. O que se vê normalmente são sites com ótimas apresentações e efeitos visuais, mas que possuem pouca visibilidade em mecanismos de busca, como, por exemplo, o Google. Foque então na elaboração de um site que seja feito para melhorar a busca natural desses mecanismos de busca, que esteja em, pelo menos, duas línguas (português e inglês), desenvolva parcerias com entidades e associações de forma a divulgar links para o seu negócio, envie newsletter pelo menos uma vez por mês e, se for possível, participe de rede sociais como Twitter, Facebook e Orkut.

2. Planejamento e Controle da Produção

2.1. Planejamento. Qual é o tamanho ideal para o meu escritório? Essa é uma questão que atormenta continuamente qualquer empresário, especialmente aqueles cuja mão de obra representa a maior fatia de sua base de custos. Assim, planejar é preciso! E, como retorno, você deverá obter instantaneamente a visualização de carga de trabalho por profissional, projetos que demandarão mais esforços, etc.

2.2. Controle. Aumentar a produtividade de sua equipe, sem dúvida, resultará diretamente em aumento de lucratividade, meta de qualquer empresa. A questão é: como fazer esse controle sem transformar essa atividade em uma tarefa burocrática e “dolorosa”? A resposta deve ser dada por software de gestão especializado nesse tipo de negócio. Como resultado e benefício, você poderá estabelecer seus próprios parâmetros de produtividade e visualizar instantaneamente clientes e projetos que estão demandando um esforço maior que o contratado, ou seja: a tão desejada gestão do modificativos/retrabalhos.

3. Gestão de Recursos Humanos

3.1. Banco de Talentos. Como resolver a questão de falta de mão-de-obra em períodos de aquecimento econômico? Mantenha em sua rotina de trabalho um processo constante de procura, entrevistas e cadastramento de profissionais para suprir eventuais substituições ou aumento de equipe.

3.2. Política de avaliação e premiações. Negocie e estabeleça metas para cada profissional. Avalie periodicamente e reconheça aqueles profissionais que consigam superar suas metas. Para tanto, é fundamental a utilização de ferramentas de controle de produtividade citadas acima (item 2).

3.3. Plano de carreira. Tão importante quanto reconhecer é negociar com seus colaboradores um planejamento de crescimento e desenvolvimento pessoal de forma que, assim que novas oportunidades surjam, as mesmas possam ser assumidas, preferencialmente, pela equipe interna. Crie uma política de incentivo para que haja capacitação contínua (formação, treinamentos e cursos) de seus colaboradores, independentemente da função.

4. Planejamento e Controle Financeiro

4.1. Planejamento anual. Separe um tempo, uma vez por ano, para pensar e planejar o seu negócio como um todo. Esse planejamento deve ser traduzido em um budget anual contendo metas tanto para receitas quanto para despesas que devem representar a base de um controle periódico de eficiência.

4.2. Fluxo de caixa. Pagar diariamente as contas e “fechar o caixa” é uma rotina chata, cansativa mas necessária. Assim, todo empresário deve analisar como está o caixa da empresa a curto e médio prazo, função que deve ser executada de forma simples e rápida por qualquer software de gestão.

4.3. Avaliação de resultados. Enxergar o resultado real de cada projeto é uma tarefa difícil para empresas que se caracterizam por uso intensivo de mão-de-obra, ou seja: empresas de projetos pois, além dos custos diretos (aqueles associados a cada projeto) devemos analisar e ponderar em cada projeto os indiretos (como, por exemplo, aluguel, equipe administrativa etc, etc). Esse é outro desafio onde um software de gestão especializado deve auxiliar, visto a complexidade de obtenção e apresentação de informações.

Apesar de a lista dos desafios expostos acima ser longa e, em alguns aspectos, “chata e enfadonha”, como profissional cujo foco é colaborar diariamente com o desenvolvimento de empresas de projetos, não podemos deixar de enfatizar nossa convicção e certeza de que novos ventos estão soprando e que eles, certamente, trarão dias de prosperidade para o construbusiness.

José Pires Alvim Neto é administrador de empresas e pós-graduado em Qualidade no Desenvolvimento de Software. É sócio/diretor técnico da Ação Sistemas (que desenvolve e comercializa o Sistema Navis, Software de Gestão especializado em escritórios de Projetos). Possui mais de 25 anos de experiência em desenvolvimento e comercialização de sistemas para o mercado da construção civil.