Por Este endereço de e-mail está protegido contra SpamBots. Você precisa ter o JavaScript habilitado para vê-lo. * - Edição Nº. 28 - Janeiro/09

A estrutura organizacional e os processos produtivos de um escritório de projetos caracterizam-se por sua singularidade, sendo, em geral, muito diferentes de outros segmentos econômicos.

A primeira grande diferença está na direção desse tipo de organização visto é que normalmente exercida pelos titulares do escritório, que por sua vez concentram várias atividades tais como: comercial, decisões financeiras, planejamento e controle da produção, planejamento estratégico entre outras.

Outra característica marcante está no peso do custo da mão-de-obra em relação aos demais gastos necessários para a manutenção do negócio. Não é incomum encontrar escritórios em que esse montante supere 80% dos custos totais.

Até bem pouco tempo atrás, esse segmento de mercado não contava com processos padronizados ou ofertas de sistemas especializados nesse tipo de negócio.

O avanço da Tecnologia da Informação vem proporcionando constantes avanços como a maior integração entre os softwares – o que gera facilidades e soluções mais adequadas.

A proposta deste artigo é conceituar os principais processos de um escritório de projetos e apresentar um case real, que pode servir de exemplo/referência para escritórios especializados em projetos de estruturas.

Análise de produtividade

Uma das principais preocupações dos titulares de escritórios de projetos é certificar-se de que o tamanho de sua equipe atenda à demanda de projetos contratados (em andamento) e àqueles que estão para entrar.

Essa não é uma tarefa fácil de ser executada e mantida, visto que a execução de muitos projetos pode ser interrompida devidos à solicitações externas (dos contratantes).

Para atender a essa necessidade, um sistema de informação deve apresentar, em uma planilha, o planejamento de alocação de tempo e a disponibilidade de cada profissional do escritório, de modo que esse cenário possa ser alterado com um único clique, transformando o status de um projeto “em andamento” para “stand by” (por exemplo).

A automatização do controle do processo produtivo através da apropriação de horas trabalhadas por projeto é hoje mais do que uma realidade. Trata-se de uma necessidade, visto que fornece indicadores tanto para avaliação de produtividade quanto para análise de resultados.

Não há como negar que o processo produtivo de um escritório de projetos é realizado, quase que totalmente, através de computadores. Essa realidade permite a um sistema especializado capturar automaticamente o início e término de cada trabalho, calculando o respectivo custo e armazenando essas informações relativas ao projeto.

Dessa forma pode-se visualizar a carga de trabalho planejada e compará-la de forma automática ao que já foi executado.

Apuração de resultados

Calcular o resultado real de um projeto não é uma tarefa fácil, visto que, além dos custos diretos, é necessário analisar o efeito que os custos indiretos (tais como aluguel, despesas administrativas, etc.) têm sobre o resultado final.

Um sistema de gestão especializado em escritórios de projetos deve automatizar ao máximo o processo de apropriação das horas trabalhadas e, portanto, compor o custo direto “quase” automaticamente (visto que outras despesas diretas, como por exemplo gasto com viagens, também devem ser inseridas no sistema).

Já a apropriação dos custos indiretos deve ser feita de forma dinâmica, ou seja, o sistema deve realizar o rateio de acordo com alguns critérios tais como: horas trabalhadas, custo total das horas trabalhadas, receitas ou despesas de cada projeto.

Case

O sistema Navis é um software especializado na gestão de escritórios de projetos de arquitetura, interiores, cálculo estrutural e instalações (hidráulica e elétrica) que hoje é utilizado por mais de 200 escritórios.

Um dos escritórios pioneiros na utilização de ferramentas de Tecnologia de Informação e normatização de processos e procedimentos, é a Cia de Engenharia, cujo titular é o engenheiro Virgílio Ramos.

Esse espírito empreendedor certamente lhe garante uma posição de destaque nesse mercado.

A implantação do Navis na Cia de Engenharia ocorreu em meados de 2008. A empresa já utilizava um software desenvolvido exclusivamente para apropriar horas. A partir da implantação do release 14 do sistema TQS, a Cia de Engenharia passou a usar o Navis para apropriar automaticamente as horas trabalhadas a cada projeto, iniciando um novo ciclo operacional.

Entusiasta por inovações, o engenheiro Virgílio percebeu rapidamente que a adoção de um sistema integrado vai proporcionar à sua empresa uma otimização de processos e conseqüentemente, vantagens competitivas.

* José Pires Alvim Neto é administrador de empresas e pós-graduado em Qualidade no Desenvolvimento de Software. É sócio-diretor técnico da Ação Sistemas e possui mais de 24 anos de experiência com desenvolvimento e comercialização de sistemas para o mercado da construção civil.